Kurt Lewin propuso un modelo de gestión de cambio en tres fases. Para explicarlo, realiza un paralelismo entre el proceso de cambio y el de descongelar un bloque de hielo con una forma determinada para congelarlo de nuevo con otra distinta.
Para alterar de forma un bloque de hielo, primero tendremos que derretirlo y convertirlo en agua (Descongelado), transvasar ese agua a otro recipiente (Cambio) y congelar el agua de nuevo con la nueva forma (Recongelado).
Este modelo nos guía a través del proceso de cambio para que éste se produzca de forma ordenada, preparar al equipo y, finalmente, poder implementar el cambio de forma sólida y definitiva.
En este artículo presentamos las tres fases y algunas indicaciones para usar como marco de referencia:
Descongelado
En esta fase, estudiamos a la organización para determinar el punto de partida del cambio que va a producirse y las razones que motivan el cambio. Además, preparamos a los miembros de la organización para que entiendan y acepten la necesidad del cambio.
El cambio requiere una ruptura con el ‘status-quo’ actual por lo que ha de comunicarse, de manera amable pero contundente, que la manera actual de hacer las cosas va a ser modificada. Esta comunicación ha de basarse en hechos y estar apoyada en una visión futura de la situación, centrada en los beneficios del cambio pero sin esconder las dificultades y problemas que habrá que acometer.
Para obtener un cambio real y efectivo, debemos contar con las personas influyentes dentro de la organización (que no serán siempre las que tienen el poder jerárquico) y de la dirección de nuestro lado, de forma que se faciliten los procesos necesarios. Si las personas más influyentes dentro de la organización no disponen de la motivación hacia el cambio que se plantea, este no se producirá. De la misma manera, si la dirección no apoya el cambio, no dotará de los recursos necesarios para que éste se dé.
En esta fase:
1. Determinamos qué debe cambiar
- . Estudiando el estado actual de la organización y modelizándolo
- . Entendiendo las razones objetivas que nos llevan al cambio
- . Estableciendo qué, y qué no, cambiar
2. Nos aseguramos el apoyo de las personas influyentes y la dirección
- . Definiendo los problemas a resolver desde una perspectiva global
- . Creando un marco de confianza con la dirección de la organización
- . Identificando a los líderes ‘informales’ y a los grupos de personas sobre las que influyen
- . Estableciendo qué hay de bueno para cada persona en el cambio a realizar
- . Informando, con total transparencia, de en qué va a consistir el cambio
3. Creamos la necesidad de cambio
- . Difundiendo las razones objetivas del cambio; enfatizando en el por qué de los cambios
- . Usando la visión cómo palanca de motivación
- . Comunicando la visión de forma inspiradora y en términos de los cambios necesarios
4. Gestionamos la comunicación
- . Respondiendo a todas las dudas y preocupaciones de las personas implicadas
- . Mostrando una actitud abierta hacia las mismas
- . Pidiendo y dando feedback durante toda la fase de ‘Descongelado’
Cambio
No todas las personas en la organización estarán abiertas al cambio solamente porque sea necesario o porque beneficie a la organización. La Curva de Cambio nos muestra las fases por las que las personas solemos pasar al enfrentarnos al mismo. Conocer este modelo nos ayuda a entender mejor este aspecto de la transformación organizacional y nos sirve de referencia para minimizar la resistencia al cambio innata en las personas.
Para que los cambios sean aceptados tenemos de involucrar a todas las partes implicadas en el proceso, haciendo que sus contribuciones y opiniones puedan verse reflejadas en el estado final, tras el cambio.
El tiempo y la comunicación son los dos factores claves al facilitar un proceso de transformación. Todas las partes implicadas requieren estar informadas de los cambios que se van produciendo durante toda la transición y han de disponer del tiempo necesario para asimilarlo.
Nos centraremos en la resolución de los problemas que vayan surgiendo, poniendo especial hincapié en los que afecten a los miembros de la organización. La actitud práctica y de servicio es lo que mejor suele funcionar en estos casos.
Nota
No todos los miembros de la organización, desafortunadamente, saldrán beneficiados tras el cambio; otros, aún saliendo beneficiados, no podrán verlo en el corto/medio plazo.
Preveremos estas situaciones para poder gestionarlas de forma correcta y asegurar el proceso de éxito.
En esta fase:
1. Comunicaremos frecuentemente
- . A lo largo de toda la planificación y posterior implementación
- . Preparando a todas las partes implicadas para el proceso de cambio
- . Explicando en detalle cómo los cambios afectarán a cada una de ellas, mostrando los pros y los contras
2. ¡Fuera rumores!
- . Respondiendo a las preguntas de forma honesta y abierta
- . Solucionando o, por lo menos, empezando a resolver los problemas que surjan de inmediato
- . Describiendo siempre el cambio en relación a las necesidades de la organización
3. Dotaremos de poder de decisión
- . Estableciendo múltiples formas de participación para las partes implicadas
- . Asegurando que los líderes proporcionan dirección en el día a día
4. Involucraremos a las personas en el proceso
- . Generando objetivos a corto y medio plazo que refuercen el proceso
- . Negociando, si fuera necesario, con las partes implicadas de fuera de la organización: clientes, proveedores, etc.
Recongelado
Sólo cuando los cambios van tomando forma y la organización ha abrazado las nuevas metodologías de trabajo, puede darse el proceso de ‘Recongelado’.
Buscaremos cosas como un organigrama definido y estable o una descripción de los puestos de trabajo consolidada, para poder decidir si ya es el momento propicio para pasar a esta fase.
La fase de ‘Recongelado’ en nada rechaza la idea de mejora continua en las empresas. Esta fase es necesaria para evitar la transición infinita, que llevaría a no tener claro nunca la verdadera cultura de ‘cómo se hacen las cosas’ en la organización. También es necesaria para que sirva como base sólida para futuros procesos de cambio. Si algo no está todavía establecido… ¿cómo se puede cambiar?
Esta fase requiere mucho trabajo tanto a nivel personal como global, para que el cambio sea permanente en el tiempo. Nos aseguraremos de que las nuevas metodologías están siendo usadas de la manera correcta y estaremos atentos a posibles modificaciones que sean necesarias.
El fin último en el ‘Recongelado’ es el de crear un sentido de estabilidad, en el que todas las partes implicadas se sientan cómodas trabajando y que sirva de base para futuros crecimientos.
No nos olvidemos de celebrar los éxitos, incluyendo los parciales. Con ello premiaremos a aquellos que hayan participado activamente en el cambio y motivaremos a los que todavía no están totalmente convencidos.
En esta fase:
1. Fijaremos el cambio cultural
- . Identificando y empoderando a quien apoya el cambio
- . Identificando los obstáculos y solucionándolos de inmediato
2. Desarrollaremos estrategias para mantener el cambio
- . Asegurando el apoyo de las personas influyentes de la organización
- . Adaptando la estructura de la organización, si fuera necesario
- . Estableciendo sistemas de feedback y reconocimiento
3. Proporcionaremos formación y soporte
- . Manteniendo a todas las partes implicadas informadas
- . Facilitando asistencia personalizada en caso de necesitarlo
4. ¡Celebraremos cada éxito!
- . Lo haremos con acciones relevantes para todas las partes implicadas, de forma que todas ellas se vean como agentes activos en la transformación
Conceptos Clave
Lewin divide el proceso de cambio en tres fases y nos explica qué hacer en cada una de ellas para obtener éxito en el proceso.
En la fase de ‘Descongelado’ preparamos a la organización comunicando la necesidad del cambio y nos aseguramos las alianzas necesarias.
En la de ‘Cambio’ implementamos las nuevas metodologías de trabajo, cuidando el proceso de cada parte implicada.
El proceso finaliza con la fase de ‘Recongelado’ en el que se vuelve de nuevo a la estabilidad y se crea una cultura de confianza en el nuevo modelo.