Un error común en el desarrollo de un proyecto, o en la implementación de un cambio en nuestra organización, es no tener en cuenta adecuadamente las consecuencias de nuestras decisiones, lo que puede llevarnos a sufrir efectos negativos importantes. Para ayudarnos a solventar este problema, en este artículo veremos cómo desarrollar un análisis del impacto que nuestras decisiones tienen en el futuro de nuestra organización.
En este artículo tomaremos como base el Análisis de Impacto de Negocio (BIA en inglés), en el que se planifica la recuperación tras desastres, pero dándole un enfoque mucho más general, válido para cualquier proyecto que queramos implementar en nuestra organización.
Complemento ideal de los Planes de Contingencia, el Análisis de Impacto reduce el riesgo de consecuencias no deseadas en la toma de decisiones, aumentando las posibilidades de éxito del proyecto o tarea que deseamos acometer. Aún en el caso de que impacto no pueda verse reducido, esta herramienta nos ayuda a prepararnos para lo que pueda suceder.
Nota
En este artículo pondremos el foco de la herramienta en el seno de las organizaciones, pero el Análisis de Impacto también puede ser utilizado a nivel personal, permitiendonos ver las consecuencias de cualquier cambio que queramos introducir en nuestras vidas.
Pasos a seguir para desarrollar un Análisis de Impacto:
1. Preparación previa
El primer paso es definir el proyecto de la manera más extensa posible, conociendo su alcance, recursos disponibles, responsables, fases, etc. Sólo conociendo los detalles en profundidad, podremos ser capaces de anticipar los posibles efectos negativos del proyecto en el futuro.
El segundo paso es establecer el equipo. Para proyectos pequeños y de escasa relevancia, podemos prescindir del mismo y realizar un análisis más liviano, pero para proyectos de envergadura será imprescindible.
Para realmente entender la organización, y cómo el proyecto la afectará, se recomienda disponer en el equipo de personas de distintos departamentos, con y sin experiencia en el proyecto. De esta manera, se consigue una evaluación desde distintos ángulos. Incluiremos siempre a las personas, o grupos de personas, que se verán más afectadas por el mismo. No subestimaremos la idea de involucrar a proveedores, clientes o cualquier otra parte implicada en este proceso.
El equipo tendrá acceso a toda la información del proyecto y podrá preguntar cualquier duda, sin restricciones, al líder del proyecto o a otros miembros del mismo, de manera que ninguna duda se quede sin resolver.
2. Generación de ideas
Identificaremos las áreas relevantes del proyecto y las actividades que van ligadas a ellas. Determinaremos qué consecuencias pueden derivar de la implantación del nuevo proyecto, incluyendo quién puede verse afectado. En esta fase buscamos ideas que impliquen tanto efectos negativos como positivos en la organización.
Dependerá de cada situación pero, en general, consideraremos el impacto sobre:
- . Los sistemas de información y comunicación
- . La metodología y documentación de trabajo
- . Los distintos departamentos de la organización; lo que puede ser beneficioso para uno puede ser desastroso para otro
- . El negocio y las cuentas de resultados. Es importante estudiar tanto el corto plazo como el largo
- . Las consecuencias legales
- . Todas las partes implicadas: proveedores, clientes, empleados, inversores, la sociedad, etc.
- . La imagen de marca de nuestra organización
- . La cultura y la ética de la organización
- . La estrategia global de la empresa y su misión y visión
- . La estructura de la organización. ¿Estamos preparados como organización?
Si queremos establecer un marco más metódico podemos utilizar las 7S de McKinsey.
Para facilitar la generación de ideas, podemos utilizar la técnicas de brainstorming de la Rueda del Futuro, del Rolestoming o de los Seis Sombreros para Pensar de Edward de Bono
Nota
Es importante no quedarse en cada detalle minúsculo, sino en conceptos algo más generales. De no ser así, la herramienta se dilataría en el tiempo y perdería gran parte de su efectividad.
3. Evaluación el impacto
El número de ideas generadas puede ser demasiado grande como para ser manejado de una forma efectiva. Si es así, establecemos grupos de ideas sobre los que poder trabajar y que nos faciliten la evaluación. De cada grupo identificaremos las consecuencias de la decisión tomada y evaluaremos el impacto, positivo o negativo, que puede tener sobre la organización.
Para ayudarnos a evaluar en impacto sobre nuestra organización podemos utilizar la Matriz Probabilidad/Impacto.
En el caso de que el impacto que se considere sea grave, podemos recurrir a una Evaluación de Riesgos más profunda.
En esta fase estimaremos los recursos necesarios para el éxito del proyecto en lo que a impacto se refiere.
4. Gestión del impacto
En esta fase, pondremos todo este conocimiento a trabajar. Es el momento de tomar la decisión de si seguir con el proyecto, modificarlo o cancelarlo.
En esta fase, redactaremos los informes necesarios para informar a la dirección de la organización y establecemos los planes de acción, incluidos los Planes de Contingencia necesarios, para minimizar o eliminar las consecuencias negativas. Del mismo modo estableceremos planes de acción para aprovechar las oportunidades que el Análisis de Impacto pueda habernos descubierto.
Nota
Unas consecuencias negativas graves, en combinación con un coste de gestión elevado de las mismas, puede derivar en la cancelación del proyecto.
5. Documentación del proceso
En esta última fase se registran las lecciones aprendidas, de forma que no volvamos a cometer los mismos errores en la implementación de proyectos futuros.
También documentaremos todos los procesos necesarios para implementar el cambio, adelantándonos a los posibles problemas, de manera que sean introducidos en los planes de acción propios del proyecto.
Beneficios de la herramienta
El Análisis de Impacto redunda en múltiples beneficios para las organizaciones, entre otros:
- . Reducción de costes y recursos destinados a resolver futuros problemas
- . Involucrar a todas las partes implicadas en el éxito del proyecto
- . Aumento del sentimiento de pertenencia de los miembros de la organización
- . Mayor conocimiento de los procesos internos de nuestra organización y de la interrelación entre departamentos
- . Utilización como base para la creación de Planes de Contingencia
Conceptos Clave
A menudo, el más mínimo cambio conlleva consecuencias inesperadas. El Análisis de Impacto nos ayuda a examinar las consecuencias de nuestras decisiones y evaluar cómo nuestras decisiones afectan a nuestra organización y a todas las partes implicadas de la misma.
En este artículo, proponemos una metodología de cinco pasos:
- . Preparación previa
- . Generación de ideas
- . Evaluación el impacto
- . Gestión del impacto
- . Documentación del proceso