Progreso Personal y Profesional en Gestión y Liderazgo

Equipo Editorial

El Círculo de Deming también es conocido como la Rueda de Deming, el Círculo de Shewhart o el Ciclo PDCA.

El Círculo de Deming nos ofrece una metodología sencilla pero robusta para la resolución de problemas y la planificación de la mejora continua en nuestra organización.

PDCA es el acrónimo inglés para Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, y es una evolución del de Walter Shewhart, de ahí que también se le conozca con ese nombre, que introdujo un ciclo con 3 fases: Especificación, Producción e Inspección.

El ciclo se representa como un círculo cerrado o rueda para indicar que tiene un carácter iterativo. Para profundizar en la mejora continua, el ciclo ha de repetirse indefinidamente. Una vez realizada una mejora dispondremos de más experiencia, datos y conocimiento con el que buscar formas adicionales de mejorar.

Es un modelo que permite ser utilizado por la gerencia de la organización, centrando su visión en procesos de negocio globales, o por otros niveles de la organización, en temas más operativos. El Ciclo de Deming permite a todos los miembros de la organización evaluar su propia forma de trabajar y poder mejorar.

Las cuatro fases son:

1. Planificar: Reconocer una oportunidad de mejora y planear el cambio.

2. Hacer: Desarrollar y probar ese cambio y medir su desempeño.

3. Verificar: Comprobar que las medidas tomadas cumplen su objetivo y analizar si se podría mejorar de alguna manera.

4. Actuar: Incorporar lo aprendido al día a día de la organización. Utilizar lo aprendido para planificar nuevas mejoras.

PDCA - Círculo de Deming

Vemos cada una en más profundidad:

Planificar

Partimos siempre de un examen de la manera actual de hacer cosas. Debemos conocer y entender las causas raíz del problema para poder establecer unos objetivos claros.

El objetivo de esta fase es el de decidir qué es lo que se necesita hacer y cómo es mejor hacerlo. Se establecen varias soluciones para llegar al estado futuro ideal y los planes de acción necesarios. Los Indicadores Claves de Proceso (KPI) nos servirán para acordar qué consideraremos como ‘éxito’.

Comunicaremos a todas las partes implicadas qué es lo que se va a llevar a cabo y formaremos a todas las personas que estén involucradas en el cambio.

Para ayudarnos podemos utilizar el Diagrama de Causa-Efecto, el Brainstorming o el Análisis de Pareto, entre otras.

Hacer

Aquí testaremos lo planificado en la fase anterior, seleccionando la mejor de las soluciones planteadas. Siempre que sea posible, este test se realizará por medio de un experimento piloto y a pequeña escala. Esto nos permite recoger los datos suficientes para validar la eficacia de la medida.

Es importante señalar que aquí el significado de ‘Hacer’ no es de implementar, sino el de probar que la solución planteada cumplirá los objetivos planteados. Debemos rechazar la presión de acabar pronto para ver resultados rápidos.

En esta fase podemos ayudarnos del Análisis de Impacto, de las herramientas del Mantenimiento Preventivo Total (TPM), o de la filosofía de orden y limpieza de las 5S.

Verificar

En la fase de Verificación medimos si los cambios introducidos han logrado el efecto deseado, ya basándonos en los resultados reales. Se comprueban continuamente los KPI para asegurarnos de que no existe desviación de lo previsto y se comunica debidamente a la dirección de la organización para que tome las medidas apropiadas.

Si se identifica cualquier problema, aquí es el momento de plantear su solución. Si en esta fase no se ha conseguido lo planificado debemos volver atrás en el círculo, a la fase de Hacer o a la de Planificar.

En esta fase podemos utilizar herramientas como los Gráficos de Control o las Hojas de Control de Proceso que nos ayudarán a gestionar la información del nuevo proceso.

Nota

Nos cuidaremos de la denominada ‘parálisis por análisis’ que viene por la búsqueda de la perfección y buscaremos lo suficientemente bueno. Si vemos que el proceso no aporta todos los beneficios buscados, pero sí algunos, nos quedaremos con estos, lo implantaremos y comenzaremos otro ciclo para conseguir los beneficios restantes.

Actuar

La mejora producida se documenta y estandariza, implementándose a mayor escala y pasando a formar parte del día a día de la organización.

También es importante documentar qué no fue bien durante el ciclo, para que la organización aprenda y no repita los mismos errores. Podemos hacer esto mediante un documento de ‘lecciones aprendidas’.

En esta fase, la comunicación a las partes implicadas es, de nuevo, de vital importancia, al igual que la formación de las mismas en la nueva manera de trabajar.

Por último, es importante celebrar el éxito conseguido, motivando al equipo para iniciar un nuevo ciclo.

Beneficios del Ciclo PDCA

PDCA es válido para cualquier tamaño de proyecto, especialmente en entornos Kaizen y nos aporta numerosos beneficios:

. Facilita el trabajo en equipo y la participación de todos los niveles de la organización
. Dota de una metodología de trabajo para la realización de nuevos proyectos o acciones de mejora
. Adapta la planificación a medida que la organización aprende
. Establece un método claro para el desarrollo de proveedores, recursos humanos y, en definitiva, de todas las partes implicadas

Cuando usar el PDCA

Sus aplicaciones son múltiples, entre otras:

. Servir de modelo de mejora continua (Kaizen)
. Iniciar o desarrollar un proyecto de mejora o cambio en la organización
. Definir un proceso de trabajo repetitivo
. Explorar nuevas soluciones a problemas de forma controlada y metódica
. Ahorrar recursos evitando implementaciones mediocres

Esta metodología requiere un tiempo de formación e implementación, por lo que queda fuera del espectro de organizaciones que quieren ver sus resultados en periodos de tiempo demasiado reducidos, como en caso de una emergencia real, por ejemplo.

PDCA + Seis Sigma

Dentro de las muchas variantes del PDCA merece la pena remarcar la utilizada en entornos Seis Sigma, denominada DMAIC, y que tiene cinco fases:

. Definir los objetivos
. Medir características críticas
. Analizar el proceso y el producto y desarrollar alternativas
. Mejorar el producto y el proceso
. Controlar el estado futuro del proceso

Errores comunes al uso del PDCA

Saltarse la Verificación y el Actuar

Si el equipo no está realmente interesado en la mejora puede ocurrir que no se verifique si la solución funciona en su totalidad, simplemente para poder presentarlo como terminado. Sin esta comprobación, es muy probable que tengamos un alto porcentaje de error. El problema se quedaría sin resolver porque los equipos ya habrían cambiado de proyecto.

De la misma forma, el documentar y estandarizar el uso de la nueva solución es algo de suma importancia que muchas veces es obviado por las organizaciones, poniendo en peligro la continuidad de la mejora.

No aprovechar el equipo

Utiliza a tu equipo para desarrollar el PDCA, sus aportaciones son enriquecedoras y no deben subestimarse.

Desarrollar una sola solución

Generaremos distintas soluciones para un problema y, siempre que sea posible, las probaremos todas para ver cuál es la más adecuada. Esto dependerá de nuestro presupuesto, tiempo y recursos.

Limitaciones del modelo

Las dos limitaciones más relevantes del Ciclo PDCA son:

. Alcance limitado, al no tener en cuenta los objetivos estratégicos de las organizaciones
. No se ocupa del lado humano del proceso, ni de los métodos de comunicación a utilizar durante el cambio

Conceptos Clave

El Círculo de Deming o PDCA nos ofrece una metodología sencilla pero robusta para gestionar el cambio y resolver problemas en nuestra organización. El propio modelo nos obliga a analizar y Validar lo que hemos probado antes de implementarlo de forma definitiva.

Las fases de esta metodología son: Planificar, Hacer, Validar y Actuar.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

Uso de cookies

Esta plataforma utiliza cookies que nos ayudan a generar una mejor experiencia de usuario. Continuar navegando implica el permiso para el uso de las mencionadas cookies y de nuestra política al respecto. ACEPTAR