Progreso Personal y Profesional en Gestión y Liderazgo

Kaizen

Cambiar a mejor

Kaizen es una filosofía de trabajo basada en la creencia de que todo se puede mejorar. La palabra Kaizen es una palabra japonesa que etimológicamente significa ‘cambio a mejor’.

El sentido que se le ha dado a la palabra Kaizen en gestión es el de mejora continua, que se hace de forma incremental a través de pequeñas actuaciones, de forma suave y sin necesidad de grandes cambios ni inversiones. El Kaizen consigue además que nos adaptemos a un entorno siempre cambiante.

Nota

Es importante remarcar que lo que normalmente se denominan pequeños cambios pueden, en realidad, suponer una gran diferencia para la persona que esté realizando una tarea. Por ejemplo, una máquina que no está a la altura adecuada puede causar una lesión en el brazo de un trabajador, un cambio tan sencillo cómo cambiar la altura de trabajo consigue que ese trabajador nunca tenga esa lesión.

Indudablemente habrá cambios que requieran proyectos importantes. Kaizen complementa estos proyectos actualizándolos para que tarden más en quedarse obsoletos y suplan errores del diseño inicial.

Kaizen no es ‘cambio por el cambio’, si no una mejora deliberada de aquellos procesos que ayudan a la organización en la consecución de su misión. Las inversiones en Kaizen tienen su propio ROI (retorno de inversión).

La filosofía detrás del Kaizen

Kaizen no es un sistema de productividad, cómo pudiera ser Pomodoro, es una filosofía de trabajo. Es una forma de pensar y gestionar la organización para trabajar más inteligentemente y ser más efectivos con menos esfuerzo y/o recursos.

Los procesos no se ven nunca como plenamente establecidos, si no que se miran con ojo crítico, buscando siempre la mejora y puede implementarse en cualquier entorno (incluso en nuestra mejora personal).

Todos los miembros de la organización tienen la posibilidad de detectar ineficiencias y de sugerir e implementar mejoras, a veces de forma inmediata. Las organizaciones valoran el aprendizaje personal y organizacional, lo que se traduce en la satisfacción de todos los involucrados y una mayor retención de talento. Con el tiempo, esta forma de pensar y gestionar se convierte en innata.

El trabajo estandarizado se convierte en algo vivo y esto puede producir rechazo en las personas. Para poder gestionar mejor estas dinámicas podemos recurrir a herramientas como la Curva de Cambio.

Principios Kaizen más importantes

. Mejorar continuamente, con medidas de bajo coste y riesgo
. Valorar todas las ideas
. Permitir a cualquier miembro de la organización ser un agente activo de cambio
. Trabajar en equipo
. Eliminar los defectos de calidad mediante cambios en el proceso
. Gestionar con hechos, convencer con datos
. Reducir o eliminar procesos sin valor añadido (Mudas)
. Implementar soluciones de inmediato, incluso si sólo se cubre parte del objetivo
. Revisar continuamente de todas las prácticas y formas de hacer
. Mantener una disciplina de orden y limpieza

Nota

La filosofía 5S proporciona un marco de referencia con el que implementar una disciplina de orden y limpieza.

Los siete Mudas

Por medio del Kaizen se logra la disminución, o incluso la eliminación total, de los 7 Mudas o desperdicios.

Transporte

El movimiento de objetos y cargas interno no aporta ningún valor a la tarea que se está realizando. Implica tiempo de preparación y transporte, espacio de almacenaje duplicado, posibilidad de accidente en el trayecto, etc.

Inventario

Aquí entendemos ‘inventario’ como el exceso de stock acumulado en los almacenes. Esto conlleva movimientos de cargas innecesarios, espacio físico y dinero retenido en forma de producto que no se utiliza y que puede incluso quedar obsoleto.

También consideraremos exceso de inventario, por ejemplo, toda la documentación que se tenga en papel pero que se pueda tener digitalizada para una mejor gestión.

Movimiento

En este caso nos referimos al movimiento de personas. En entornos industriales se tienen en cuenta tanto los movimientos de traslación como los que requieran agacharse, levantarse, etc.

En entornos de oficina los movimientos estarán restringidos entre edificios para hablar con otra persona cuando se podría hacer por teléfono, por ejemplo.

El Kaizen también se ocupará del movimiento más ‘mental’ (interrupciones, tareas urgentes, etc.) que nos obliga a saltar de trabajo a otro, con la consiguiente pérdida de concentración.

Esperas

Una persona que espera a que un proceso acabe o a que una persona se incorpore a una reunión, no está añadiendo valor al proceso.

De la misma manera, perder el tiempo esperando instrucciones o buscando un archivo por no tener un sistema bien organizado, son otros ejemplos de espera.

Procesos

El realizar tareas que no son necesarias para que el producto o servicio cumpla con su función es otro tipo de Muda.

Inspeccionar piezas tras una proceso, por ejemplo, es una tarea que no aumenta el valor añadido a la misma. El proceso debería asegurar piezas OK siempre.

Utilizar un material no adecuado o redactar un informe que nadie lee también son formas de Muda de proceso.

Sobreproducción

Se considera sobreproducción a fabricar más artículos de los que son necesarios para cumplir con el cliente o antes de que él los requiera.

En este apartado entrarían, por ejemplo, todas las tareas de un proyecto que se realizan antes de tener definido el objetivo y que luego no sirven o la búsqueda de la perfección al realizar una tarea.

Nota

En el artículo ’Lo Suficientemente Bueno’ hablamos un poco más ampliamente sobre el tema de la perfección.

Defectos

Productos o tareas mal realizadas y que requieren ser rectificadas o vueltas a hacer.

Estas tareas no aportan ningún valor añadido pero sí un alto coste en materiales y tiempo (solucionando lo que está mal y gestionando todo el proceso).

Nota

Existe una 8ª Muda, que se está imponiendo cada vez más, que es la de Talento Humano. Este desperdicio aparece cuando no utilizamos la capacidad intelectual de todos los miembros de la organización o no los capacitamos para realizar convenientemente su trabajo y ser agentes de cambio.

Utilizando Kaizen

Seguiremos la máxima: ‘Piensa en grande, actúa en pequeño”.

Se establecen planes de acción centrados en mejorar áreas específicas involucrando a todos los niveles de la organización, especialmente a los que están realizando las tareas.

El ciclo Kaizen tiene 6 fases:

1. Identificar las oportunidades de mejora.
2. Análizar el proceso y desarrollar la solución de mejora.
3. Implementar el cambio.
4. Validar el cambio, estudiar la eficacia del mismo.
5. Estandarizar la solución.
6. Volver a empezar.

Estas 6 fases las podemos encontrar modelizadas en el Ciclo de Deming o PDCA (acrónimo en inglés para Plan, Do, Check and Act) que propone un cambio en cuatro fases:

1. Planificar: Desarrollar una hipótesis.
2. Desarrollar (hacer): llevar a cabo un experimento para determinar si nuestra hipótesis es correcta.
3. Comprobar: evaluar los resultados.
4. Actuar: Modificar la hipótesis utilizando los resultados, incorporar el cambio al día a día e iniciar un nuevo ciclo.

Implementación

Para implementar Kaizen en nuestra organización podemos plantear una estrategia en cuatro sencillos pasos:

1. Fomentar la participación de todos los niveles de la organización, mostrando los beneficios que la filosofía aporta.
2. Formar a los miembros de la organización, mostrando qué es Kaizen y cómo se desarrollará en la organización.
3. Implantar equipos de trabajo piloto para consolidar metodologías y la confianza de las personas en el sistema.
4. Mantener el sistema funcionando una vez que la filosofía empiece a andar.

No olvidemos que es importante celebrar las victorias una vez que la nueva forma de trabajar funcione.

Kaizen a nivel personal

La filosofía Kaizen nos enseña que todos los procesos pueden mejorarse. Kaizen son invita a tomar perspectiva de nuestra actividad diaria para centrarnos en lo que es realmente importante y darle prioridad.

Utilizaremos un tiempo diario, o semanal, para fijarnos metas de cómo realizar tareas en las que hemos tenido problemas y en establecer metodologías para que no se vuelvan a dar. De la misma forma, nos centraremos en tener reuniones más efectivas, reducir nuestra carga de e-mails o en finalizar nuestras tareas.

Es recomendable llevar, durante un tiempo, un seguimiento de dónde empleamos nuestro tiempo y ver en qué áreas podemos mejorar.

Para esta tarea podemos utilizar el Análisis de Pareto, que nos ayudará a priorizar las tareas.

Conceptos Clave

Kaizen es una filosofía que dota de poder de cambio a todos los miembros de la organización. El cambio es continuo y se produce de forma incremental.

El Kaizen se basa en un modelo de cambio de 6 fases. Estas fases nos permiten minimizar, o incluso eliminar, los 7 Mudas de nuestros procesos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Uso de cookies

Esta plataforma utiliza cookies que nos ayudan a generar una mejor experiencia de usuario. Continuar navegando implica el permiso para el uso de las mencionadas cookies y de nuestra política al respecto. ACEPTAR