Progreso Personal y Profesional en Gestión y Liderazgo

Decía Voltaire que “la perfección es el enemigo de lo bueno”… y es que para cumplir nuestros objetivos no es necesario emplear recursos excesivos, sino hacer un buen trabajo.

‘Lo suficientemente bueno’ es la traducción del término inglés ‘Good Enough’, que define toda una filosofía en la que prima lo simple por encima de la complejo, lo útil por encima de lo excesivo y que prefiere lo específico antes que lo global.

Nota

Para simplificar el artículo y hacerlo más genérico, hablaremos siempre de tareas, pero también podríamos referirnos al desarrollo de un proyecto, a la planificación de un cambio en nuestra organización o a cualquier otra circunstancia.

Perfección vs. Excelencia

La perfección se centra en el deseo de hacer las cosas de manera impecable y sin fallo alguno, pensando que si no lo hacemos así, no recibirán la aprobación de los demás. Las cosas o están perfectas o no las aceptamos, no hay término medio.

La perfección nos hace sentir insatisfechos al compararnos con unos estándares que realmente no existen, ya que el concepto de ‘perfecto’ es subjetivo. Cualquier error se toma como fracaso propio.

La excelencia, en cambio, se centra en realizar una tarea extraordinariamente bien, superando todo lo esperado. Significa, por un lado, hacer siempre lo máximo posible en cada momento, asumiendo que a veces nos podremos equivocar y por otro lado, invertir los mínimos recursos posibles para alcanzar nuestros objetivos.

La satisfacción viene cuando el trabajo bien hecho, además, soluciona problemas y tiene en cuenta que el error se toma como parte del aprendizaje.

Nuestra meta ha de ser la excelencia, de esta manera ponemos énfasis en la solución del problema y no en la tarea en sí, lo que hace nuestro trabajo más atractivo: solucionamos problemas, no sólo realizamos tareas.

Bueno vs. Perfecto

Cuando nos enfrentamos a una tarea, tenemos que pararnos a pensar en cuáles son los objetivos de esa tarea y el horizonte temporal del que disponemos. Con esos dos parámetros, decidiremos qué recursos serán necesarios para finalizar nuestro cometido. Para definir el resultado deseado, tendremos que encontrar el equilibrio entre la calidad final y el uso de recursos.

Nos basaremos siempre en el objetivo final de la tarea. Es preferible realizar una tarea que cumpliendo nuestros propósitos, resulte de buena calidad y se realice en un tiempo razonable, a dedicarle un exceso de recursos esperando que sea perfecta.

Uso de nuestros recursos

El buscar la perfección nos induce a una mala gestión de nuestros recursos, tanto en tiempo, como a nivel personal y económico. Llega un momento en el que la mejora que se produce es muy lenta y necesita muchos más recursos para avanzar. Esto deriva en una falta de creatividad y una baja productividad, ya que el espacio para la mejora es muy pequeño.

Buscar ‘lo suficientemente bueno’ aumenta nuestra competitividad.

La búsqueda de lo ‘perfecto’ puede conllevar, entre otros, los siguientes efectos negativos :

Fatiga

Los proyectos largos y focalizados en pequeños detalles tienden a aburrir al equipo, que sufrirá pérdida de concentración e incluso estrés y frustración, viendo así reducida su productividad. Volver una y otra vez sobre el mismo problema, incluso si el trabajo es individual, puede originar una pérdida de interés y de energía, sobre todo si la tarea se alarga sin obtener resultados visibles.

Esto es especialmente grave en tareas que requieren una gran imaginación. Las tareas más creativas necesitan que la mente esté más fresca que en las que son más mecánicas o repetitivas.

No ser aceptado por el usuario final

Si la tarea que tanto hemos perfeccionado, por cualquier razón, no es aceptada por el usuario al que va dirigida, habremos perdido la oportunidad de darle lo que necesitaba desde un principio. Esto genera un desgaste en el equipo, algo que no es fácil de gestionar.

Pérdida de tiempo

Dedicar más tiempo a una tarea no siempre repercute en mejoras sustanciales de la misma. Puede fácilmente ocurrir, que el hecho de perfeccionar una tarea, que de por sí ya resuelve el problema, nos ocupe más tiempo que la propia tarea en sí.

Obsolescencia

Estamos en un mundo en el que el desarrollo de ciertos productos y servicios se produce a toda velocidad. Dedicar un exceso de tiempo a un proyecto, puede llevarnos a crear algo que, desde su lanzamiento, ya es algo obsoleto.

Desequilibrio en la dedicación a otras tareas necesarias

Mientras se está trabajando en pulir la tarea, ésta alarga su duración, ocupando un tiempo que podría ser utilizado en otra tarea con más beneficios globales para el equipo.

Especialmente importante será, no dedicar recursos a perfeccionar una tarea cuando esos recursos son necesarios para otra. Debemos encontrar el punto de equilibrio, que nos permita desarrollar todas las tareas, sin que ninguna se resienta por esa búsqueda de lo ‘perfecto’.

Equilibrio entre calidad y utilización de recursos

La única manera de hacerlo de manera efectiva es basarnos en las necesidades del usuario final de nuestro trabajo. Es la persona o el equipo que desarrolla la tarea, la que ha de analizar cada caso en concreto, ya que todo dependerá de la tarea a realizar. ‘Lo suficientemente bueno’ nos ayuda a definir el punto concreto en el que dar por finalizada una tarea, sabiendo que cumple con sus objetivos.

Para encontrar el equilibrio entre la calidad y la utilización de nuestros recursos seguiremos las siguientes recomendaciones:

Calidad: la mínima necesaria para que la tarea cumpla su objetivo.

Uso de recursos: los mínimos para conseguir la calidad (resultado) que hemos definido en el punto anterior.

Para definir estos dos valores tendremos que plantearnos si los beneficios obtenidos por el perfeccionamiento de la tarea, justifican el incremento en la inversión en recursos. Una simple pregunta nos puede ayudar: ¿Realmente merece la pena seguir perfeccionando la tarea para alcanzar más beneficios o ya tenemos el problema resuelto?

Para llevar a cabo esta tarea, podemos ayudarnos de herramientas como el Análisis de Coste-Beneficio o el Análisis de Pareto, el Modelo de Hurson o el principio KISS (Acrónimo en inglés de ‘Keep It Simple, Stupid’).

Nota

El equilibrio entre la calidad de nuestros productos y el uso de los recursos disponibles, nos permitirá diferenciarnos del resto, obteniendo así, una ventaja competitiva y una imagen de marca propia.

Prioridades

Para priorizar qué tareas son importantes, podemos utilizar un Análisis de Pareto o cualquier otra herramienta similar. Una vez establecida la prioridad podemos ayudarnos de un listado ABC para gestionar las tareas.

Mejora continua

‘Lo suficientemente bueno’ invita a crear una versión 1.0 que resuelva nuestro problema y que luego, en sucesivas fases, pueda acometer mejoras en temas más puntuales.

La tarea se muestra como escalable, de forma que pueda ampliarse, modificarse y mejorarse en el futuro, para adaptarse a las necesidades de cada momento y al feedback que se vaya recibiendo de todas las partes implicadas.

Para gestionar mejor este tipo de situaciones podemos ayudarnos de herramientas PCDA, técnicas Kaizen o de las Metodologías Ágiles.

Ejemplo

El archivo mp3 es uno de los ejemplos más representativos de ‘lo suficientemente bueno’. La calidad del sonido no es tan buena como la de otros formatos pero ocupa poco espacio en memoria y nada en espacio físico, puede copiarse y distribuirse fácilmente, etc.

Ejemplo extraído de The Good Enough Revolution: When Cheap and Simple Is Just Fine(inglés).

Conceptos Clave

Decía Voltaire que “la perfección es el enemigo de lo bueno”. Este pensamiento nos anima a realizar nuestras tareas con una calidad suficiente y en un tiempo razonable, para alcanzar nuestros objetivos. Evitamos hacer algo ‘perfecto’ consumiendo recursos en exceso.

Buscando este ‘lo suficientemente bueno’ nuestra productividad aumentará y veremos cómo nuestro trabajo se vuelve mucho más efectivo. Nos apoyaremos en el uso de Metodologías Ágiles si las tareas a realizar tienen cierta complejidad.

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