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Cuando nos enfrentamos a un Análisis de Riesgos de un proyecto o evento concreto dentro de nuestra organización ¿Cómo priorizamos las tareas que se han de llevar a cabo?

La Matriz Probabilidad-Impacto permite priorizar las tareas de una forma muy visual y sencilla, basándose en la existencia de dos dimensiones esenciales relativas al riesgo:

  • 1. La probabilidad de que el evento suceda.
  • 2. El impacto que provocaría en caso de que sucediese.

La Matriz Probabilidad-Impacto, también llamada Matriz de Riesto o Mapa de Calor, es una matriz ordenada, con la Probabilidad y el Impacto en los ejes de coordenadas y que nos facilita la comparación visual entre diversos riesgos. Permite combinar estos dos factores en un solo gráfico y evaluarlos al mismo tiempo.

Este ejercicio de comparación, que forma parte de nuestra vida cotidiana, adquiere aquí una perspectiva más metódica.

Nota

La Probabilidad puede ser medida en porcentaje o en frecuencia y el Impacto en términos de costes, impacto para la salud, vidas humanas, daño a nuestra imagen de marca o cualquier otro factor que sea importante para nuestra organización.

Matriz

1. Seleccionar los eventos a estudiar

Para esta elección podemos consultar a los miembros de la organización los riesgos provenientes de un nuevo proyecto o un evento en particular.

Es muy importante concretar con todo detalle la situación que es objeto de estudio, ya que la evaluación de riesgos varía de forma importante en cada organización.

2. Decidir el tamaño de la matriz y sus unidades

Una matriz en la que consideremos tres niveles para la Probabilidad y tres para el Impacto, nos dará una matriz 3×3. No es aconsejable un tamaño menor, aunque lo ideal son matrices de 4×4 o 5×5.

Nota

Aquí utilizaremos matrices 5×5, con el Impacto en el eje de abcisas (x) y la Probabilidad en el eje de ordenadas (y).

Para clasificar los riesgos en los ejes, podemos hacerlo de forma cualitativa (estableciendo rangos) o cuantitativa (asignando un índice a cada elemento de estudio).

Escala cualitativa

Los índices cualitativos o rangos que os proponemos, en una matriz 5×5, serían los siguientes:

Probabilidad

  • . Cierto: probabilidad muy alta
  • . Probable: probabilidad alta
  • . Posible: probabilidad media
  • . Improbable: probabilidad baja
  • . Excepcional: sería especialmente raro que ocurriera

Impacto

  • . Catastrófico: pérdida de negocio o posibilidad de pérdida de vidas o lesiones graves
  • . Crítico: afección grave al negocio, posibilidad de lesiones moderadas
  • . Moderado: causarán problemas no significativos en el negocio, posibilidad de lesiones leves
  • . Marginal: muy poca influencia sobre el negocio, impacto leve
  • . Despreciable: prácticamente ninguna influencia negativa sobre el negocio, pueden dejarse sin mediar

Obtenemos el siguiente diagrama:

Matriz Probabilidad-Impacto en blanco

Escala cuantitativa

Se otorga un índice de entre 0 y 10 a la Probabilidad (siendo 0 algo imposible de suceder y 10 algo de lo que tenemos certeza de que ocurra) y al Impacto (siendo 0 cuando no exista consecuencia alguna y 10 para consecuencias irrevocables).

En este artículo seguiremos la práctica común de utilizar una escala distinta en cada eje, dándole así más importancia al Impacto (escala 0 a 50).

Reflejamos esto en un diagrama de este tipo:

Matriz Probabilidad-Impacto Cuantitativo en blanco

Nota

Tratándose de componentes subjetivos y hablando siempre de eventos futuros, cada organización debe elegir qué representa para ellos cada rango o índice.

3. Determinar cómo se clasifican los eventos

Escala cualitativa

Se decide la prioridad de los eventos, algo que resultará diferente en cada organización. En este tipo de diagramas, la clasificación suele establecerse por colores (semáforo, por ejemplo):

Matriz Probabilidad-Impacto Categorías

Escala cuantitativa

En este caso la clasificación viene dada por el índice total que representa el producto de los índices Probabilidad-Impacto. Es decisión de cada organización establecer los rangos de puntuación que considere prioritarios (mediante colores igualmente).

Nota

Ejemplo de puntuaciones diferentes en dos de las esquinas:

  • Riesgo de probabilidad muy alto (9) y muy bajo impacto (1) tendría un valor de 9.
  • Riesgo de impacto muy alto (45) y muy baja probabilidad (1) tendría un valor de 45.

La matriz, con la clasificación definida, quedaría de esta forma:

Matriz Probabilidad-Impacto Cuantitativo Categorías

4. Reflejar cada evento en la matriz

En esta fase llevaremos los riesgos a la matriz, teniendo en cuenta sus rasgos o índices de Probabilidad e Impacto.

Escala cualitativa

Proponemos tres eventos como ejemplo:

  • 1. Impacto: catastrófico, Probabilidad: cierto
  • 2. Impacto: moderado, Probabilidad: posible
  • 3. Impacto: despreciable, Probabilidad: excepcional

La matriz resultante sería:
Matriz Probabilidad-Impacto Ejemplo

Escala cuantitativa

Proponemos, de nuevo tres eventos:

  • 1. Impacto: 45, Probabilidad: 9. Índice total: 405
  • 2. Impacto: 25, Probabilidad: 5. Índice total: 125
  • 3. Impacto: 5, Probabilidad: 1. Índice total: 5

La matriz resultante sería:

Matriz Probabilidad-Impacto Ejemplo

5. Documentar las decisiones

Con el fin de que otras personas tengan la posibilidad de valorar el gráfico en un futuro, documentaremos la búsqueda de los datos que sirvieron para la clasificación de cada riesgo y las razones que determinaron los límites de cada índice y su situación en la matriz.

Nota

Es importante definir con precisión las razones de puntuación de cada riesgo, ya que se basan en datos y experiencia y no siempre resulta obvio.

Actuando según los resultados

Con el gráfico ya realizado, valoraremos si todos los riesgos considerados están dentro de lo que consideramos como aceptable. Si no es así, tendremos que actuar minimizando, o al menos monitorizando, esos riesgos concretos de alguna manera y seguir su evolución.

En este momento de la planificación, debemos tener en cuenta los recursos de los que disponemos y la adecuación de su uso a la disminución de los riesgos. Si necesitamos establecer prioridades, podemos ayudarnos del Análisis de Pareto.

Podemos priorizar los índices altos que afectan a la salud de las personas, a la reputación de nuestra marca o al estado financiero de nuestra organización. Esto será distinto para cada evento y organización.

En general:

  • . Baja probabilidad y bajo impacto: serán normalmente ignorados
  • . Baja probabilidad y alto impacto: reduciremos su impacto y/o estableceremos Planes de Contingencia
  • . Alta probabilidad y bajo impacto: reduciremos la probabilidad
  • . Alta probabilidad y alto impacto: se actuará inmediatamente

En el caso de que alto Impacto signifique lesiones o pérdida de vidas humanas, no importará la probabilidad, siempre habrá que eliminar el riesgo. Si no es posible, al menos habrá que tratar de minimizar su probabilidad o su impacto.

Si un riesgo, aunque no sea prioritario, requiere de pocos recursos y puede hacerse de forma inmediata, actuaremos sobre él lo antes posible. Esto creará implicación con los miembros de la organización y se obtendrá rápidamente un escenario más seguro.

Nota

Es importante recordar que hemos de revisar regularmente los riesgos, ya que al igual que nuestra organización, evolucionan cada día.

Usos

La Matriz Probabilidad-Impacto puede utilizarse en un amplio espectro de situaciones, entre otras:

  • . Estudiar del grado de riesgo de una actividad concreta
  • . Servir de complemento de un Análisis de Impacto o un Análisis de Riesgos
  • . Evaluar con exactitud un riesgo concreto, antes de dedicar recursos adicionales

Ampliando la matriz

Además de la Probabilidad y el Impacto, en el diagrama podemos introducir otras variables añadiendo, por ejemplo, tamaño a los puntos. Algunas pueden ser:

  • . Grado de incertidumbre de las estimaciones
  • . Tiempo de exposición al riesgo
  • . Velocidad a la que se produciría el impacto
  • . Reversibilidad del impacto
  • . Vulnerabilidad al impacto

Conceptos Clave

En todo proyecto existen riesgos que cuantificar. La Matriz de Probabilidad-Impacto nos proporciona una manera visual y rápida de clasificarlos, de modo que podamos priorizar nuestras tareas y recursos.

A cada riesgo se le proporciona una clasificación o índice dependiendo de la probabilidad de que ocurra y el impacto que tendría si así fuera. Combinando estos dos parámetros, la matriz nos muestra qué riesgos deben ser priorizados.

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