Progreso Personal y Profesional en Gestión y Liderazgo

Ante la toma de una decisión o ante un nuevo proyecto, el factor retorno es uno de los más importantes. La rentabilidad coste-beneficio siempre ha de ser positiva. Su cálculo es un sencillo y sistemático análisis que nos ayudará en los procesos no críticos.

Esta herramienta no es nada nuevo, Jules Dupuit ya la formuló en la década de 1840 y su objetivo es determinar la solidez de cualquier iniciativa (decisión o proyecto). Al desarrollar este análisis comparativo, descubrimos los beneficios que origina una acción y sus costes.

Cuándo utilizar la herramienta

La herramienta puede utilizarse en cualquier entorno en el que se necesite un análisis de viabilidad. Entre otros:

  • . Evaluar la entrada de nuevos miembros a nuestra organización
  • . Valorar el impacto global de un nuevo proyecto
  • . Comparar entre dos proyectos aquel que arroja mayor beneficio
  • . Determinar la idoneidad de una inversión
  • . Establecer nuevos estándares o políticas

Pasos para desarrollar la herramienta

El número de pasos variará en función del objetivo del análisis y del tipo de organización. Aquí os proponemos una metodología en cinco pasos:

1. Establecer el alcance

Es de vital importancia definir desde el principio el alcance de la decisión y/o proyecto que se quiere estudiar, así como las consecuencias presentes y futuras del mismo.

No será posible establecer convenientemente los costes y beneficios en la segunda fase, si no determinamos con exactitud su alcance en esta primera fase.

2. Establecer los costes y beneficios

Considerando todo lo expuesto en la fase anterior, recopilaremos los costes y beneficios asociados a la iniciativa durante un ciclo completo o en su defecto, un periodo futuro relevante.

Entre los posibles costes, tendremos en cuenta los directos, los indirectos, los de oportunidad y cualquier otro riesgo del proyecto. Analizaremos también, costes ocultos como las pérdidas de productividad al introducir cambios y la formación de las personas en nuevas formas de trabajar.

Debemos esforzarnos en no subestimar los costes ni tampoco sobreestimar los beneficios, ya que si no, trabajaremos sobre una información base errónea. En este sentido, es importante contar con el feedback del equipo, que podemos facilitar con herramientas como el Rolestorming o Los Siete Sombreros. También será importante llevar a cabo un Análisis de Riesgo que puede proporcionar una información muy útil que complemente al feedback de nuestro equipo.

3. Transformar costes y beneficios a una métrica común

Para establecer la relación entre los costes y los beneficios, debemos valorar ambos y transformarlos en términos de unidades monetarias actuales comparables.

Los costes suelen ser más fáciles de cuantificar que los beneficios. Los recursos necesarios pueden ser tangibles (aumento de horas trabajadas, máquinas, herramientas, …) o intangibles (peores condiciones de trabajo, mayor contaminación, …).

Los beneficios también son tangibles (ingresos por ventas, ahorros en coste, …) o intangibles (mejora en las condiciones laborales o mayor satisfacción de los empleados).

La dificultad reside en predecir a futuro los ingresos de los costes tangibles, especialmente si el producto es nuevo, y en valorar cuantitativamente los costes intangibles (tasa de rotación, caída de productividad, …), ya que éstos dependen de cada organización.

Nota

Si valorar monetariamente los costes y los beneficios se convierte en un escollo insalvable, podemos medir los beneficios en función de la disposición que tendríamos como organización a pagar por los resultados de la iniciativa estudiada.

De la misma manera, los costes pueden verse como la compensación exacta y justa de las consecuencias negativas.

4. Comparar costes y beneficios

Con los valores de la fase anterior podremos comparar y decidir si seguir adelante con el proyecto, si es necesario modificarlo o si se abandona.

Para ello calcularemos los costes y los beneficios totales y los compararemos. Si los costes superan los beneficios y pese a todo, se quiere seguir adelante, podemos recurrir al Análisis de Pareto para priorizar acciones y mantener los principales beneficios.

La comparación se hace en el momento presente, por lo que cualquier coste o beneficio futuro debe ser ponderado en su justa medida. Esto supone el uso de Tasas de Descuento y Análisis de Sensibilidad, teniendo en cuenta la subjetividad de las mismas.

De la misma manera, tendremos en cuenta que, pese a que un proyecto puede arrojar beneficio, es posible que una organización más modesta no esté dispuesta a soportar la inversión inicial, mientras que una organización más grande sí.

Nota

A menudo, los resultados del análisis se expresan en términos de periodos de amortización, de manera que se calcula el tiempo que se va a tardar en que los beneficios superen a los costes.

5. Documentar las decisiones

La documentación de los motivos de las valoraciones efectuadas proporcionará más información a las personas responsables de tomar la decisión en última instancia y asegurará la posibilidad de una revisión futura.

Limitaciones

Valorar costes y beneficios intangibles por un lado y las consecuencias de nuestras acciones a futuro por otro, no siempre resulta fácil, dado su alto nivel de subjetividad.

Para estudios con horizonte temporal amplio y beneficios variables, en los que hay que tener en cuenta la inflación, los intereses y otras variables económicas, es conveniente utilizar herramientas como el Valor Actual Neto o las Tasas Internas de Retorno.

Conceptos Clave

El Análisis de Coste-Beneficio es una herramienta sencilla que nos facilita la toma de decisiones cuando los costes y beneficios se pueden calcular sin dificultad.

La herramienta nos muestra una metodología simple en la que listamos todos los costes y beneficios asociados a la decisión o proyecto que queramos estudiar, para después transformarlos en una moneda común y compararlos.

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