Progreso Personal y Profesional en Gestión y Liderazgo

Al enfrentarnos a una situación con diversos problemas que solucionar, ¿cómo decidir por dónde empezar?

Es obvio que deberíamos centrar nuestra atención en las tareas/problemas de mayor impacto e importancia, pero… ¿Cómo decidir su prioridad? ¿Cómo podemos clasificarlos? ¿En función de qué criterios?

En este artículo mostramos cómo utilizar el Análisis de Pareto, una sencilla técnica que nos ayuda a priorizar tareas. Aplicando este procedimiento, se identifican y agrupan las dificultades, distinguiéndose qué acciones resolverán cada problema . De esta forma, pueden priorizarse los cambios individuales que producirán un mayor efecto global.

El Análisis de Pareto se basa en el Principio de Pareto o regla del 80/20, donde se nos muestra que el 20% de las causas generan el 80% de los resultados.

Utilizando esta herramienta detectaremos el 20% del trabajo que nos generará el 80% de los resultados deseados.

Nota

Estos porcentajes son siempre orientativos, lo que pretende ilustrar el Principio de Pareto es la falta de simetría que se da entre el esfuerzo invertido en el trabajo realizado y los resultados alcanzados.

En entornos reales se ve que la proporción 80:20 es un patrón muy generalizado.

¿Cuándo se utiliza?

La técnica es útil cuando existen varias líneas de trabajo posibles que compiten en importancia, ya que nos ayuda a estimar el beneficio de cada acción por separado y a seleccionar qué acciones tendrán el mayor efecto.

Para evitar un examen demasiado simplista de los problemas, el Análisis de Pareto puede combinarse con otras herramientas tales como: el AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos), el Árbol de Fallos (o de Falla), los 5 ¿Por qué?, o el Diagrama de Ishikawa (también llamado de Espina de Pez), entre otros.

¿Dónde se da?

  • . 20% de los defectos causan el 80% de los problemas
  • . 20% del personal de ventas obtendrá el 80% de beneficio de la empresa
  • . 80% de la facturación proviene del 20% de tus productos
  • . Otros ejemplos

Poniendo la técnica a funcionar

1. Identificar los problemas

Hemos de reunir la información necesaria utilizando cualquier fuente disponible. Hablaremos con todas las partes implicadas para conseguir tal información, tomaremos datos históricos, encuestas, etc. y enumeraremos todos los problemas.

Al recoger los datos, revisaremos que todos pertenecen al mismo periodo de tiempo, ya que mezclar distintos periodos nos llevaría a una mala identificación de los problemas.

2. Identificar la causa raíz de cada problema

Para cada problema es fundamental encontrar su causa raíz. Si no es obvia, podemos utilizar las herramientas que hemos nombrado anteriormente.

Si necesitamos ser más creativos en esta fase, propondremos al equipo dinámicas del tipo Brainstorming o Rolestorming.

3. Puntuar los problemas

No todos los problemas tienen la misma ocurrencia o trascendencia para nuestra actividad, por lo que les daremos una puntuación acorde a su importancia.

El criterio de puntuación variará dependiendo del problema que se trate de resolver. Por ejemplo: Si se trata de mejorar beneficios, se valorarán los problemas en función del beneficio económico esperado. Si se quiere mejorar la calidad percibida por el cliente, la valoración estará relacionada con el número de quejas y su tramitación.

La puntuación depende completamente de nuestro criterio, que debe ser objetivo y constante en el tiempo. En entornos donde los datos sean intangibles, podemos dar un ‘1’ al problema menos relevante para nosotros y a partir de ahí, otorgar valores superiores a los demás, estableciendo una comparación con ese valor de referencia. Lo haremos tanto en importancia como en ocurrencia.

Con todos estos datos creamos una lista con todos los problemas, sus causas raíz y la puntuación que hayamos otorgado a cada uno.

4. Agrupar según causa raíz

En esta fase agrupamos los problemas identificados, según su causa raíz.

Por ejemplo: si tres problemas son causados por el retraso en la entrega de documentación, estos deben agruparse.

5. Sumar las puntuaciones de cada grupo

Sumaremos todos los puntos del grupo. El grupo con la mayor puntuación será el de mayor prioridad, el segundo en puntuación, el que deberemos acometer después, y así sucesivamente. De esta forma se consigue mostrar dos cosas: qué problema resolver primero y qué severidad posee.

6. Crear el gráfico

Estableceremos los grupos de causas raíz, ordenados de mayor a menor importancia, en el eje X de una gráfica y la severidad en el eje Y.

De esta forma, obtenemos un diagrama de barras según el porcentaje acumulado de cada causa raíz. Sobre este diagrama se dibuja un gráfico lineal del % acumulado de todas las causas, identificando así las que suman el 80%.

7. Estudiar los costes/esfuerzos

En esta fase tendremos en cuenta los costes, en tiempo y dinero, asociados a cada grupo.

Para ayudarnos en la tarea podemos utilizar herramientas tipo Análisis Coste-Beneficio, Tasa Interna de Retorno o Valor Actual Neto para determinar qué cambios serán finalmente implementados.

Nota

Puede llegar a ocurrir que solucionar definitivamente un problema, sea más costoso que ignorarlo. En casos así, tendremos que tomar la decisión desde otros puntos de vista, como el del impacto sobre nuestros clientes o la falta de motivación que ese problema puede crear en nuestro equipo.

8. Llevar a cabo las acciones

Teniendo en cuenta el punto anterior, concentraremos primero nuestros esfuerzos en el grupo de mayor prioridad, para actuar después en los de menor importancia.

El logro de ‘victorias’ a lo largo del camino, nos proporcionará motivación para seguir profundizando en la acciones posteriores.

Nota

Es importante centrarse en ese 20% pero, por supuesto, no debemos olvidar el 80% restante y el coste económico y de tiempo que éste conlleva. Si el coste es pequeño, será preferible actuar en tres causas que resuelvan el 20% de los problemas, que gastar muchos recursos en solucionar el 50%. De la misma manera, si una acción sólo arregla el 3% de los problemas, pero puede realizarse inmediatamente, le daremos prioridad.

Ejemplo

Nuestro primer día al frente del equipo de mantenimiento industrial. Nuestra misión: solucionar el alto número de horas con máquinas paradas en el departamento de producción.

En este caso puntuaremos cada problema por el número de horas que las máquinas han estado paradas en el último mes.

Nota

Podríamos haber escogido otro tipo de criterio como:

  • . El número de piezas de fabricación perdidas por el paro de máquina
  • . La importancia económica de las piezas no fabricadas
  • . Las incidencias que han producido paro de la actividad de alguno de nuestros clientes, etc.

Establecemos la lista de la siguiente manera:

# Problema Causa Horas
1 Operario no sabía utilizar la máquina Falta de formación 8
2 No se dispone de piezas necesarias Falta de repuestos 10
3 No se comunicó problema Falta de organización 3
4 Técnicos no saben reparar Falta de formación 30
5 No se dispone de aceite hidraúlico Falta de repuestos 5
6 No se dispone de la documentación de la máquina Falta de organización 4
7 Vacaciones técnicos Mala gestión RRHH 5
8 Sabotaje Falta de motivación del personal 2
Total 67

Agrupamos las ideas por causa raíz, sumamos sus puntuaciones y ordenamos de mayor a menor según estas puntuaciones:

Causa raíz Horas % Acumulado
Falta de formación 30 + 8 56,5 56,5
Falta de organización 3 + 4 10,5 89,5
Mala gestión RRHH 5 7,5 97
Falta motivación del personal 2 3 100

Con los resultados de la tabla podemos confeccionar el gráfico del que hablábamos en el paso 6.

Gráfico

tabla

En este caso, vemos que la mayoría de las incidencias están provocadas por dos problemas: la falta de formación del equipo y la falta de repuestos. Dos áreas en las que nos deberíamos de concentrar en primer lugar.

De igual modo observamos que, dependiendo del grado de desmotivación, los problemas de sabotaje podrían ser resueltos por la organización con una mínima acción, de manera que nos podamos centrar también en ella y ganar rápidamente ese 3%.

Para acciones posteriores vemos que se pueden abordar fácilmente otras causas, como la mala gestión de RRHH en las vacaciones, que es de fácil solución, o la falta de documentaciones de las máquinas, que también debería resultar fácil de resolver.

Conceptos Claves

El Análisis de Pareto es una técnica sencilla que nos ayuda a priorizar las tareas necesarias para minimizar o eliminar un problema. Se basa en el Principio de Pareto, también conocido como regla 80/20. La regla nos muestra que el 20% de las causas generan el 80% de los resultados.

El Análisis de Pareto nos muestra dos cosas: qué problema resolver primero y qué severidad posee.

Los pasos para desarrollar la técnica son:

  • 1. Identificar los problemas.
  • 2. Identificar la causa raíz de cada problema.
  • 3. Puntuar los problemas.
  • 4. Agrupar según causa raíz.
  • 5. Sumar las puntuaciones de cada grupo.
  • 6. Crear el gráfico.
  • 7. Estudiar los costes/esfuerzos.
  • 8. Llevar a cabo las acciones.

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