Progreso profesional en Gestión y Liderazgo

Modelo de Cambio en Ocho Pasos de Kotter

Cambio organizacional ordenado

En 1995, John Kotter, afamado gurú y profesor de la Universidad de Harvart, publicó el libro Liderando el Cambio. En este libro nos presenta un metodología en ocho fases para facilitar de forma efectiva el proceso de cambio.

Aunque el modelo también puede aplicarse a proyectos personales, en este artículo nos centraremos más en el cambio aplicado a las organizaciones.

¿Cómo alcanzar el objetivo deseado?, ¿a quién debemos involucrar? o ¿por dónde debemos empezar? son algunas de las cuestiones que este método ayuda a definir.

Las ocho fases

  • 1. Crear sentido de urgencia.
  • 2. Formar el equipo.
  • 3. Crear la visión.
  • 4. Comunicar la visión.
  • 5. Superar los obstáculos.
  • 6. Asegurar éxitos a corto plazo.
  • 7. Crecer sobre el cambio ya generado.
  • 8. Fijar los cambios.
  • Analicemos cada uno de ellos:

    1. Crear sentido de urgencia

    No es suficiente con que la dirección de la empresa comunique la necesidad de cambio (por descenso de ventas, dificultad para conseguir nuevos clientes, o cualquier otra razón…). Para que exista cambio, éste debe ser deseado al menos por el 75% de los miembros de la organización. Según Kotter, para facilitar el proceso, hemos de crear un sentido de urgencia que refuerce el mensaje de la necesidad de cambio.

    Pasos:

    • . Considerar qué oportunidades pueden ser aprovechadas
    • . Iniciar las conversaciones con todas las partes implicadas (miembros de la organización, proveedores, clientes, etc.) para mostrarles la necesidad del proceso de cambio
    • . Colaborar con todas estas partes implicadas, para encontrar apoyos
    • . Identificar problemas futuros que puedan suponer una amenaza

    2. Formar el equipo de cambio

    Este equipo estará formado por las personas más influyentes de la organización en cada área de experiencia. Gestionar el cambio no es suficiente para asegurarnos el éxito, hay que liderarlo.

    El equipo debe seguir trabajando en crear el sentido de urgencia que veíamos en el apartado anterior y servir de apoyo para convencer al resto de la organización de que el cambio es necesario. Buscaremos estos líderes en cualquier nivel jerárquico.

    Esta fase puede suponer la entrada o salida de personas del grupo de trabajo, eso es algo que tendremos que gestionar de la manera adecuada.

    Pasos:

    • . Identificar a los verdaderos líderes de la organización
    • . Pedirles compromiso real
    • . Abordar los puntos débiles del grupo con el fin de minimizarlos o eliminarlos y reforzar el trabajo en equipo de forma constante

    3. Crear la visión

    La visión es la situación ideal que queremos que se dé después del cambio. Para construirla tendremos en cuenta a todas las partes implicadas, de manera que todas se vean involucradas en su creación y posterior desarrollo.

    A la hora de redactar la visión, nos aseguraremos de que esté definida de forma clara y precisa, para que se pueda entender y recordar fácilmente. La visión es la que proporciona dirección a cada persona involucrada.

    Pasos:

    • . Recopilar los valores sobre los que construiremos la visión
    • . Crear la visión del futuro, tal y cómo queremos que sea
    • . Definir la estrategia a seguir

    4. Comunicar la visión

    Esta es una de las partes más importantes. De nada sirve una visión ‘perfecta’ si no somos capaces de comunicarla de forma que todos los niveles de la organización la conozcan y estén convencidos de llevarla a cabo.

    Aprovecharemos cada oportunidad que tengamos en el día a día para transmitir todo lo que queremos del futuro. Lo haremos dando ejemplo en todo momento, especialmente al desarrollar las nuevas líneas de trabajo. Dentro de lo posible, no interrumpiremos las tareas cotidianas del equipo con reuniones (formales o informales) o acciones similiares. Esto reforzará la idea de cambio a los demás miembros del equipo.

    Toda toma de decisiones va paralela a la nueva visión de manera coherente, nuestro comportamiento personal marcará la pauta para los demás.

    Pasos:

    • . Facilitar procesos de feedback para recibir las inquietudes que se puedan dar
    • . Asegurar que todos los miembros del equipo conocen la visión y son partícipes de la misma
    • . Impregnar la visión en cada aspecto del trabajo. Dar ejemplo a los demás miembros de la organización
    • . Comunicar la visión constantemente y de manera clara y práctica

    5. Superar los obstáculos

    Por mucho empeño que hayamos puesto en la fase anterior, seguramente habrá personas y procesos que se ‘resistan’ al cambio, consciente o inconscientemente.

    En esta fase crearemos la estructura sobre la que construir el cambio, siendo conscientes de los problemas que se presentan y solucionando los mismos en cuanto sea posible. La resolución de estos problemas denota interés por parte de la organización por el proceso de cambio, y tiene un gran efecto motivador en las personas que todavía no están adaptadas a la visión.

    Pasos:

    • . Reordenar, si fuera necesario, la estructura de la organización
    • . Acelerar acciones para eliminar los obstáculos que se vayan encontrando
    • . Contar con los líderes de cambio en la organización. Si no fuera suficiente, nos plantearíamos contratarlos
    • . Identificar a las personas que son reticentes al cambio y ayudarlas en su transición
    • . Reconocer y dar crédito a las personas que estén implicadas con el proceso de cambio

    6. Asegurar éxitos a corto plazo

    La consecución de éxitos, aunque sean pequeños, tiene un efecto motivador y tranquilizador en el equipo. Diseñaremos la estrategia a largo plazo pero teniendo, como objetivos parciales, el logro constante de éxitos a corto plazo.

    Estos objetivos han de ser fácilmente alcanzables y con poca probabilidad para el ‘no éxito’. Buscamos así, crear una cultura de cambio, especialmente en los primeros compases del proceso.

    Pasos:

    • . Asegurarnos que cada objetivo es alcanzado con éxito, evitando el gasto excesivo en tiempo y en dinero
    • . Implementar en primer lugar, las medidas que no necesiten apoyo de todas aquellas personas reacias al cambio
    • . Dar reconocimiento a aquellas personas que ayudan en el cumplimiento de los objetivos

    7. Crecer sobre el cambio ya generado

    Tomaremos cada éxito, de los que nombrábamos en la fase anterior, para crecer potenciando lo bueno y modificando lo que no lo fue tanto. Así mismo, si queremos ver los efectos reales del cambio, debemos profundizar en él y no declararlo cómo finalizado antes de tiempo.

    Pasos:

    • . Establecer objetivos cada vez más ambiciosos
    • . Analizar lo que fue bien y lo que tenemos que mejorar tras cada fase del proyecto
    • . Dinamizar la actividad del equipo para mantener la motivación y la generación de nuevas ideas
    • . Utilizar sistemas de mejora continua como el Kaizen

    8. Fijar el cambio de cultura

    Una vez que el proceso de cambio se estabilice y sea permanente, debemos fijarlo y documentarlo adecuadamente, evitando un estado de ‘mejora infinita’ en el que la situación nunca sea estable.

    En esta fase, la visión se implementa en lo más profundo de la estructura organizativa, haciendo que los valores sobre los que se sustenta queden reflejados en el trabajo diario.

    En esta fase es importante contar con el apoyo de los líderes de cambio, citados anteriormente, de manera que éste sea permanente.

    Pasos:

    • . Divulgar nuestros ‘éxitos’
    • . Cuidar la selección de nuevas incorporaciones a la organización, de manera que sus perfiles sean facilitadores de cambio
    • . Recordar a los miembros del equipo su colaboración individual y mostrar reconocimiento público a las personas claves en el proceso de cambio

    Nota

    John Kotter nos advierte que, por mucha urgencia que se tenga en la organización, no debemos obviar ninguna de las fases. Todos y cada uno de los pasos han de completarse para asegurarnos el éxito final y ahorrarnos situaciones problemáticas.

    Conceptos Claves

    Todo proceso de cambio implica una cuidada planificación y la construcción de una base sólida sobre la que construir la transformación organizacional. Kotter nos invita a pasar por estas ocho fases para asegurarnos el éxito definitivo:

    • 1. Crear sentido de urgencia.
    • 2. Formar el equipo del cambio.
    • 3. Crear la visión.
    • 4. Comunicar la visión.
    • 5. Superar los obstáculos.
    • 6. Asegurar éxitos a corto plazo.
    • 7. Crecer sobre el cambio ya generado.
    • 8. Fijar el cambio de cultura.

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